Sekilas Penjaminan Mutu di Politeknik Negeri Manado

Pada tahun 2006 sampai dengan awal tahun 2007 beberapa kegiatan yang telah dilaksanakan yang ditetapkan sebagai starting point dalam implementasi penjaminan mutu di Politeknik Negeri Mando, dimulai dari pembentukan Unit Penjaminan Mutu  yang bertujuan untuk menyediakan dokumen yang berisi wawasan, visi, misi, dan nilai-nilai budaya. Selanjutnya tahun 2007 Politeknik Negeri Manado memperoleh sertifikat ISO 9001:2000, dan pada tahun 2009 sertifikat ISO 9001:2008. Implementasi ISO 9001: 2008 dilaksanakan hingga tahun 2016.

Implementasi SN-DIKTI dan peralihan dari ISO 9001:2008 ke SN-DIKTI mulai dilaksanakan pada akhir 2016 hingga awal tahun 2017 sejalan dengan pembentukan Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu (P4M). Unit ini yang melaksanakan implementasi Siklus SPMI yaitu PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan) dilaksanakan dengan penetapan dan penyedisaan dokumen-dokumen SPMI secara berjenjang yaitu Kebijakan Mutu, Manual Mutu,Standar Mutu, Prosedur Mutu dan Formulir Rekaman yang diterapkan pada pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta proses penunjang kegiatan tri-dharma seperti administrasi dan keuangan.

Politeknik Negeri Manado, sejak tahun 2021 menerapkan kebijakan mutu dengan  pendekatan Holistic dengan prinsip Otonom, Terstandar, Akurasi, Terencana Berkelanjutan dan Terdokumentasi yang dalam pelaksanaannya menerapkan azas Akuntabilitas , Transparansi, Kualitas, Kebersamaan, Hukum  dan Manfaat.

      Kebijakan ini diterapkan oleh P4M dimulai dari tingkat institusi sampai ke tingkat laboratorium/bengkel dan sub bagian (unit kerja pendukung). Hal ini dapat dilihat pada tingkat institusi tersedia dokumen Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Standar Mutu dan Sasaran Mutu yang merupakan implementasi dari Visi, Misi, Sasaran dan Tujuan dari institusi serta IKU Politeknik Negeri Manado yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Kebudayaan, Riset dan Teknologi.

Program Kerja

Program kerja dan pengembangan tata Kelola penjaminan mutu di masa sesuai dengan Rencana Strategis 2020-2024 diuraikan dapat dilihat pada peta jalan dibawah ini.

Road Map P4M 2021-2025
  1. Tahun 2021, Sinkronisasi penjaminan mutu internal dan external, program dan kegiatan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut.
    • Penyesuaian Kebijakan Mutu dengan VMST & Renstra Polimdo 2021-2024
    • Mengadakan perubahan dan penambahan dokumen mutu seperti Peraturan Akademik tahun 2021, Panduan Akademik 2021, Panduan Akademik Masa Pandemik C-19).
    • Penyusunan dokumen kurikulum baru sesuai dengan SN-Dikti 2020 dan Kebijakan Kemenristekdikbud untuk implementasi Kampus Merdeka – Merdeka Belajar.
    • Sinkronisasi implementasi kebijakan mutu dan SPMI dengan SPME dalam ranah kebijakan tahun berjalan diantaranya workshop SPMI, peningkatan jumlah Buku Ajar ber-ISBN pada tahun 2021. .
    • Implementasi kebijakan Kemendikbudristek bidang vokasi dan SPMI tahun 2020 melalui penyusunan instrumen / indikator mutu SPMI dan SPME sesuai Instrumen Akreditasi 4.0 ( 9 Kriteria)
    • Mempermudah akses dokumen SPMI bagi civitas akademik melalui media situs resmi http://p4m.polimdo.ac.id, sehingga unit kerja dan civitas akademik mudah mengunduh dokumen terbaru dari standar, prosedur dan formulir sebagai acuan kegiatan maupun perekaman data di unit kerja/jurusan.
    • Menetapkan kebijakan penyusunan prosedur dan formulir di lakukan oleh masing masing unit kerja dengan menyiapkan buku Panduan
    • Digitalisasi dan otomasi proses P4M dengan membuat aplikasi-aplikasi penjaminan mutu dan pembelajaran untuk kebutuhan utama yaitu Audit Mutu Internal, Survey Kepuasan Pelanggan, Pelaporan dan perekaman Gugus Kendali Mutu, Perbaikan pada aplikasi Tracer Study yang sudah ada, Pembuatan aplikasi terpadu SPMI & SPME, Kerjasama dan konsep aplikasi papan informasi indikator kerja utama (IKU) yaitu Pindai Polimdo.
    • Pengembangan dokumen dan aplikasi Dosen Wali untuk proses perwalian secara daring.
    • Pengembangan Instrumen survei kepuasan pemangku kepentingan mencakup aspek: reliability, responsiveness, assurance, empathy dan tangible
    • Pengembangan aplikasi dan sinkronisasi tracer study.
  2. Tahun 2022, Program Digitalisasi sebagai berikut
    • Pendampingan re-akreditasi program studi melalui skema Instrumen Suplemen Konversi (ISK) Akreditasi program Study maupun LAM.
    • Implementasi dan evaluasi Kurikulum MBKM yang sesuai dengan pedoman Pengembangan Kurikulum yang berisi:Profile lulusan, CP yang mengacu KKNI, bahan kajian, struktur kurikulum, RPS yang mengacu SN- Dikti, dan benchmark pada institusi internasional-peraturan terisi isu-isu terbaru (pendidikan karakter, NAPZA, pendidikan anti korupsi dll)
    • Peningkatan jumlah prosedur dan formulir yang ada di unit kerja dengan target sudah mencakup 80 % bisnis proses yang sudah memiliki POS dan Formulir.
    • Pengembangan sistem monitoring pembelajaran secara real-time.
    • Pembuatan Standar, Prosedur, dan Formulir bagi Dosen Magang, berkegiatan diluar kampus, Dosen Industri /Dosen Profesional,
    • Pembuatan Standar, Prosedur dan Formulir bagi Mahasiswa Berkegiatan diluar kampus (MBKM)
    • Evaluasi dan Pengembangan instrumen pendukung akreditasi Unggul bagi Program Studi berdasarkan siklus PPEPP.
    • Pembuatan aplikasi Papan Informasi Polimdo untuk kebutuhan pimpinan guna menunjang pengambilan keputusan.
    • Pengembangan Sistem Tata Pamong dan Sistem Tata Kelola (STP-STK) yang dijabarkan dalam berbagai kebijakan dan peraturan yang digunakan secara konsisten, efektif efisien untuk menjamin Akuntabilitas, Keberlanjutan, Transparansi, Mitigasi Potensi Resiko dan Pengembangan Institusi dengan GUG dalam 5 pilar (Kredibilitas, Transparansi, Akuntabilitas, Tanggungjawab dan Keadilan serta mitigasi manajemen resiko)
    • Pengembangan dokumen formal pengelolaan yang rinci yang saling terkait dalam 11 aspek: (Pendidikan, Pengembangan suasana akademik dan otonomi keilmuan, Kemahasiswaan, Penelitian, PkM, SDM, Keuangan, Sarpras, Sistem Informasi, Sistem Penjaminan Mutu dan Kerjasama)
    • Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) secara berjenjang mulai dari tingkat Prodi hingga Institusi yang mengagendakan pembahasan 7 hal: (Hasil AMI, Umpan balik, Kinerja proses pendidikan dan kesesuaian lulusan, Status tindakan pencegahan dan perbaikan, Tindak lanjut dari RTM sebelumnya, Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu dan Rekomendasi untuk peningkatan).
    • Mengembangkan dokumen formal kebijakan dan prosedur yang komprehensif (Pedoman, Juknis dan POS), rinci, terkini dan di Online kan terkait kerjasama dalam dan luar negeri.
    • Membuat dokumen formal tentang monev dan survei kepuasan kerjasama dalam dan luar negeri.
    • Pencantuman renstra kerjasama yang ber implementasi pada pencapaian VMTS dalam renstra dan standar kerjasama.
    • Evaluasi dan penambahan dokumen SPMI tentang MBKM, Dosen Industri, dan RPL( Rekognisi Pembelajaran Lampau).
  3. Tahun 2023 : Fokus pada evaluasi dan perbaikan pada program dan inmplementasi standar mutu melalui beberapa program yaitu.
    • endampingan re-akreditasi program studi melalui skema Instrumen Suplemen Konversi (ISK) Akreditasi program Study maupun LAM.
    • Implementasi dan evaluasi Kurikulum MBKM dan penyusunan dokumen SPMI pendukung monev MBKM.
    • Peningkatan jumlah prosedur dan formulir yang ada di unit kerja dengan target sudah mencakup 100  % bisnis proses yang sudah memiliki POS dan Formulir.
    • Mengembangkan dokumen formal kebijakan dan prosedur yang komprehensif (Pedoman, Juknis dan POS), rinci, terkini dan di Online kan terkait kerjasama dan teaching factory dalam dan luar negeri melalui Pusat Unggulan Teknologi.
    • Pengembangan Proses pembelajaran harus berbasis riset dengan standar Dikti yang meliputi:
      • Hasil riset harus mampu memenuhi tuntutan IPTEK, meningkatkan kesejahteraan masyarakat, dan daya saing bangsa
      • Laporan akademik riset memenuhi kedalaman kajian dan sesuai CP
      • Proses riset terdiri dari perencanaan-pelaksanaan-laporan
      • Penilaian hasil riset harus memenuhi unsur edukatif- obyektif-akuntabel-transparan
      • Proses pembelajaran harus berbasis PkM dan memenuhi 4 standar Dikti
    • Mengembangkan instrumen SPMI untuk pembuktian yang sahih, metode pembelajaran yang dilakukan telah sesuai dengan CP minimal untuk 75% mata kuliah. dan pelaksanaan Project Base Learning dan Case Method
    • Pelaksanaaan siklus PPEPP untuk Survei Kepuasan Mahasiswa untuk Kepuasan Proses Pendidikan dengan nilai minimal 75%
    • Pengembangan dokumen SPMI bagi Program Studi Bekerjasama dengan Mitra Kelas Dunia dan Program Studi Berstandar Internasional
  4. Tahun 2024, fokus pada aktualisasi penjaminan mutu dalam rangka perpanjangan program studi berdasarkan instrumen akreditasi Lembaga Akreditasi Mandiri,  BAN-PT dan persiapan instrumen akreditasi internasional. Program kegiatan yang dilaksanakan adalah sebagai berikut.
    • Mengembangkan dokumen SPMI yang berbasis pada implementasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui luaran yang dapat digunakan untuk proses pembelajaran, hak cipta, dan pemanfaatan langsung oleh masyarakat.
    • Pendampingan re-program studi melalui skema Instrumen Suplemen Konversi (ISK) Akreditasi program Study maupun LAM.
    • Melakukannya analisis CPL/tahun diukur dengan metode yang sahih mencakup aspek ketercakupan- kedalaman-kebermanfaatan
    • Melaksanakan Tracer Studi berbasis PPEPP yang mencakup 5 aspek:Terkoordinasi di level Institusi
      • Dilakukan per tahun ter sistem dan online
      • Instrumen TS merujuk pada Instrumen TS Dikti
      • Populasi mencakup seluruh lulusan TS2 sampai TS4
      • Hasil tracer disosialisasikan dan ditindaklanjuti untuk perbaikan kurikulum dan pembelajaran
    • Evaluasi dan simulasi akreditasi unggul bagi program studi dengan skor minimal Skor 3,5, Kesesuaian bidang kerja minimal 60%, 5% lulusan bekerja di level internasional/multinasional
    • Evaluasi dan peningkatan jumlah responden survey kepuasan pengguna lulusan dan lulusan.
    • Pengembangan suasana akademik dilingkungan kampus dengan pelaksanaan kegiatan ilmiah diluar pembelajaran akademik yang dilaksanakan setiap bulan Contoh: Kegiatan SeMa-BEMa-UKM- Komunitas, stadium general, seminar ilmiah, bedah buku dan ekspose riset melalui instrumen SPMI yang mendukungnya.
    • Pengajuan akreditasi program studi ke Lembaga akreditasi internasional.