Struktur Organisasi Politeknik Negeri Manado.

Sejarahnya P4M, sebelumnya dikenal dengan nama Unit Penjaminan Mutu pada akhir tahun 2007 sejalan dengan Politeknik Negeri Manado menerapkan Sistem Penjaminan Mutu ISO dan pada saat itu di pimpin oleh Prof.Dr.Debby Willar, ST,M.Eng.Sc. Selanjutnya kepemimpinan Unit Penjaminan Mutu dikepalai oleh Dra. Revleen M Kaparang, MPd. Sejak tahun 2016 berubah nama menjadi Pusat Pengembangan Pembelajaran Dan Penjaminan Mutu yang dipimpin oleh Dr. Hedy D. Rumambi, SE,MM.,Ak hingga tahun 2020, dan sejak Pebruari 2021 hingga saat ini Kepala P4M adalah Antonius PG Manginsela, ST.MM.MKom.

Adapun organisasi pengelola P4M adalah sebagai berikut :

Struktur Organisasi P4M

Kepala P4M dibantu oleh empat tenaga dosen fungsional yaitu:

  1. Fungsional Pembelajaran,
  2. Fungsional Penjaminan Mutu,
  3. Fungsional Akreditasi & Tata Kelola serta
  4. Fungsional Data & Teknologi Informasi

Bertugas membantu Kepala P4M dalam pengelolaan dan implementasi program dan kebijakan institusi. Tim Auditor Internal bertugas secara independen melaksanakan audit ditingkat program studi dan unit kerja.

Ditingkat jurusan, implementasi kebijakan dan program dilaksanakan, di monitor dan di evaluasi oleh Koordinator Gugus Kendali Mutu yang pada tingkat program studi pelaksanaannya oleh Dosen yang ditunjuk sebagai pelaksana Gugus Kendali Mutu di setiap program studi. Siklus perbaikan berkelanjutan SPMI dimulai dari unit terkecil yaitu program studi oleh karenanya diperlukan perangkat SPMI hingga di tingkat program studi. Pada tingkat program studi dan Jurusan dibentuk GKM-Prodi dan Koordinator GKM Jurusan yang mengkoordinir GKM Prodi.

P4M dan Gugus Kendali Mutu bekerja sesuai dengan tahapan siklus penjaminan mutu (Siklus SPMI) yaitu :

  1. Penetapan Standar Mutu dengan merumuskan dan menetapkan standar mutu pelaksanaan tri-dharma di Polimdo yang terdiri atas :
    • Kebijakan dan Panduan Akademik bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat bekerja sama dengan P3M yang didalamnya ditetapkan Kebijakan, Program, Sumber Daya dan Kelembagaan.
    • Penetapan Kebijakan Mutu untuk memberikan pelayanan kepada pemangku kepentingan yaitu mahasiswa, orang tua dan mitra industri untuk menghasilkan lulusan yang berdaya saing.
    • Penetapan Manual Mutu, sebagai pedoman bagi setiap unit kerja dalam implementasi SPMI secara berjenjang dalam alur PPEPP.
    • Penetapan Standar Mutu yang merupakan standar tambahan dari 24 Standar SN-Dikti yang dikategorikan sebagai berikut :
      • Standar Mutu Akademik
      • Standar Mutu Administrasi Akademik
      • Standar Mutu Kemahasiswaan
      • Standar Mutu Proses Pembelajaran
      • Standar Mutu Penelitian
      • Standar Mutu Pengabdian Masyarakat
      • Standar Mutu Perpustakaan
      • Standar Mutu Teknologi Informasi
      • Stabdar Mutu Perawatan & Perbaikan Sarana & Prasarana
      • Standar Mutu Perencanaan Program
      • Standar Mutu Kerja Sama
      • Standar Tata Kelola Tenaga Pendidikan dan Kependididikan.
      • Standar Mutu Audit Mutu Internal
      • Standar Mutu Mitigasi Potensi Resiko
    • Prosedur Operasional Standar (POS) menjadi panduan untuk Pelaksanaan Standar Mutu, berisi tahapan dan langkah proses kerja beserta baku mutu untuk menjamin hasil proses dilaksanakan dengan waktu yang singkat dan bermutu. Terdapat beberapa kelompok Prosedur Mutu yang dikategorikan sesuai dengan unit kerja pelaksana program dan kebijakan tri-dharma yaitu :
      • Prosedur Akademik & Pembelajaran program studi
      • Prosedur Tenaga Pendidik dan Kependidikan
      • Prosedur Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (P3M)
      • Prosedur Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu (P4M)
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Administrasi & Layanan Akademik
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Administrasi Layanan Kemahasiswaan & Alumni.
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Keuangan
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Kepegawaian
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Kerjasama
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Keuangan
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Mutu Perpustakaan
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Teknologi Informasi
      • Prosedur Pelaksanaan Tata Kelola Perawatan Dan Perbaikan
  2. Evaluasi pelaksanaan penetapan standar mutu dan prosedur mutu dilakukan untuk menjamin
    • Kepatuhan terhadap Kebijakan Mutu,
    • Standar Mutu,
    • Prosedur Operasional Standar yang dimaksudkan untuk :
      • Menjamin bahwa pengalaman belajar dan pelayanan kepada mahasiswa sesuai dengan standar mutu pembelajaran dan tata kelola di program studi,
      • Lulusan yang mempunyai kompetensi sesuai dengan profil lulusan disetiap program studi,
      • Keterkaitan program pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerja sama sesuai dengan kebutuhan industri dan masyarakat. Evaluasi internal proses akademik dilakukan oleh tim GKM ditingkat prodi dan jurusan secara berkala diawal, ditengah dan di akhir semester dengan menggunakan instrumen formulir pemantauan proses belajar dan kepuasan mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan di akhir semester.
      • Lingkup evaluasi  internal  oleh GKM meliputi :
        • Proses pembelajaran : metode belajar case-method dan pembelajaran berbasis proyek, perwalian, tugas akhir/skripsi dan yudisium, sasaran mutu / Indeks Kinerja Utama, luaran penelitian, luaran pengabdian masyarakat, kerja sama/kemitraan,
      • Audit mutu internal dilakukan pada akhir semester setiap tahun akademik. Ruang lingkup audit meliputi :
        • Kinerja proses pembelajaran,  sasaran mutu prodi / IKU, layanan pendukung,
        • Indikator kinerja sesuai IAPS 4.0 (Instrumen Akreditasi Program Studi 4.0) BAN-PT dan LAM terkait bagi program studi yang satu tahun sebelumnya akan berakhir masa akreditasi.  
      • Hasil audit mutu dikategorikan pada Ketidak sesuaian (KTS), Kesesuaian (KS) dan Kesesuaian Melebihi (KS+) akan standar dan prosedur mutu yang ditetapkan.
      • Hasil audit disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) ditingkat Program Studi yang secara berjenjang dilaksanakan pula di jurusan dan akhirnya di tingkat institusi yang membicarakan langkah perbaikan pada KTS dan rekomendasi peningkatan kinerja proses dan standar mutu.
  3. Pengendalian mutu dilaksanakan secara berjenjang mulai dari tingkat prodi pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) ditingkat program studi yang melakukan evaluasi temuan ketidak sesuaian (KTS) dan Rencana Tindakan Korektif (RTK) yang dapat dilaksanakan ditingkat prodi. KTS yang bersumber diluar prodi dan RTK yang tidak dapat dilaksanakan pada prodi,  menjadi bahan rekomendasi dan agenda rapat RTM ditingkat jurusan. Hal yang sama dilaksanakan dimana KTS dan RTK yang tidak dapat dilaksanakan dan diperbaiki ditingkat jurusan menjadi bahan rekomendasi dan agenda rapat RTM ditingkat institusi yang dilaksanakan secara periode setiap semester. RTM tingkat institusi menghasilkan keputusan RTK (Rencana Tingkat Korektif) dan Rencana Peningkatan yang menjadi dasar kebijakan institusi dimasa yang akan datang
  4. Peningkatan mutu dan kinerja yang merupakan luaran RTM ditingkat institusi dibicarakan lebih lanjut pada rapat kerja tahunan untuk perbaikan dan peningkatan program kerja dan penganggaran pada tahun berikutnya agar dengan demikian dapat dilakukan perbaikan dan peningkatan berkelanjutan.
SPMI di Politeknik Negeri Manado
Fungsi dan Peran GKM dalam Siklus SPMI